31.07.2012 AKTIVITETSBASEREDE ARBEJDSMILJØER

BEDST MULIGE SAMMENHÆNG MELLEM DE MENNESKELIGE RESSOURCER OG DE FYSISKE RAMMER.

I videnbaserede virksomheder er medarbejderne virksomhedens vigtigste ressource. Det er derfor helt centralt for virksomheden at etablere attraktive og kreative arbejdsmiljøer, der er i stand til at fastholde videntunge medarbejdere, såvel som at kunne rekruttere nye medarbejdere. Dette skal også ses i lyset af at vi skifter job som aldrig før. Det blivet væsentligt for en virksomhed at fastholde viden indenfor de enkelte projektgrupper selvom der er en successiv fragang, såvel som tilgang, af medarbejdere.

Samfundet står generelt i en situation, hvor adgangen til mængden af nye informationer fordobles med stadig kortere intervaller. Det bliver væsentligt, at medarbejdere arbejder sammen om løsning af fælles projekter – at viden deles. Det bliver umuligt for den enkelte medarbejder at vide alt om et emne alene. Tvær­faglige miljøer etableres og videndelingsprocesser etableres både horisontalt og vertikalt i virksomheden med en række søgekriterier, der sætter den enkelte ansatte i stand til at skaffe sig den nyeste informa­tionen i det øjeblik, han har brug for den.

Det bliver et ”issue” at tage stilling til, hvilke informationer det er væsentligt at gemme for senere at gen­­anvendes.

Måske er fremtidens medarbejder den medarbejder der ”evner at glemme” og ikke lader gamle rutiner og informationer blokere for nye måder at handle og agere på !!  – og som altid har adgang til de nyeste informationer når han skal bruge dem.

NYE ORGANISATIONSFORMER – NYE SAMARBEJDSFORMER

Den voksende fokus der er på at beskæftige sig med Human Ressource / optimering af medarbejder ressourcer, og nye måder at arbejde på betyder, at mange virksomheder nytænker deres organisations­struktur, så den i modsætning til den traditionelle ”pyramide struktur”, tager udgangspunkt i ”den lærende organisation” – ”værdibaseret ledelse”. Dette stiller krav til udformningen af de fysiske rammer, som skal understøtte de samarbejdsformer, man ønsker fremmet i virksomheden.

Den øgede ændringshastighed der er i samfundet generelt og i særdeleshed indenfor specielle brancher stiller krav til øget omstillingsparathed. I mange virksomheder foregår organisationsforandringer allerede som en lang successiv proces, hvilket betyder at de fysiske rammer hurtigt og enkelt skal kunne understøtte nye strukturer og samarbejdsmåder i forhold til de markeder og opgaver, som virksomheden står overfor.

I de traditionelle kontormiljøer med cellekontorer, ser man ofte, at de fysiske rammer halter bagud den aktuelle organisationsstruktur i virksomheden, bl.a. fordi man først ”skal spare sammen” til den meget om­kost­nings­fulde ombygning – og derved er samarbejdsformer, organisationsstruktur og de fysiske rammer aldrig i balance.

TIDEN VED ARBEJDSSTATIONEN REDUCERES TIL FORDEL FOR INTERAKTION

I videnbaserede virksomheder har den ansatte ofte en arbejdsdag, hvor tiden ved den enkelte arbejdsstation er stærkt reduceret, i forhold til tidligere. Arbejdsdagen er baseret på kreativt udviklingsarbejde, interaktivt og tvær­fagligt samarbejde, med mange møder både ude af huset og andre steder i huset end ved arbejds­stationen.

Det betyder, at der ofte står mange cellekontorer tomme i løbet af dagen samtidig med at de funktionaliteter, der reelt skal understøtte aktuelle arbejdsprocesser og fremme interaktion, ikke er tilstede i virksomheden. Det drejer sig om en række ad hoc faciliteter, der understøtter uformelle møder på alle niveauer i organisationen.

BRUGEN AF INFORMATIONSTEKNOLOGI HAR ÆNDRET SIG

Til at understøtte kreativt arbejde i teams- og kompetencemiljøer og samtidig understøtte fleksibilitet og mobilitet er det væsentligt, at de redskaber den ansatte har til rådighed, er lige så fleksible og mobile som man ønsker, at medarbejdere skal være.

I modsætning til de traditionelle kontormiljøer, hvor man ofte ser ITopstillet i ”faste arbejdspositioner”, er der i fleksible arbejdsmiljøer fokus på at teknologien bliver brugt til at støtte kreativt og tværfagligt arbejde, individuelt og i grupper – ”Work Where you Want ” !

Det stiller krav til installationsfleksibilitet, videndelings- og søgeprofiler samt mobile og fleksible teknologiløsninger. Samtidig skal der også gøres op med vanetænkning om at arbejde er noget der udelukkende kan foregå ved et skrivebord og en kontorstol på kontoret.

I videnssamfundet er arbejde ikke et sted det er en aktivitet !

RUMBEHOVET OG INDRETNINGEN ÆNDRER SIG

I fleksible og aktivitetsbaserede arbejdsmiljøer skal arbejdspladsen være mobil og fleksibel. Det udlagte areal matcher den daglige udnyttelse. Arealudlæg differentieres f.eks mellem projekt- og tværfagligt arbejde, stillearbejde, dele­arbejde og mere traditionelle kontorarbejdspladser suppleret med interaktive områder, uformelle møde­faciliteter m.m.

I traditionelle kontormiljøer ses ofte, at de individuelt ”ejede” cellekontorer langt dominerer over de interaktive mødeområder. Kontoret er dagligt udnyttet langt under fuld kapacitet, da medarbejdere jo dels er til møde ude, eller andet steds i huset, sidder i projektgrupper, uformelle møder eller lign.

Erfaringer viser at typisk min. 30 % af cellekontorer står tomme i løbet af en arbejdsdag, da medarbejdere er til møde andre steder.

En registrering af samtidighedsfaktoren  indenfor de enkelte afdelinger / personalegrupperinger, kan ved meget lave samtidighedsfaktorer, danne baggrund for udlæg af dele arbejdspladser / flydende pladser, og dermed resultere i et lavere arealforbrug – eller konvertering af arealer til andre funktioner der i højere grad understøtter organisationens aktuelle og fremtidige behov.

I de traditionelle kontormiljøer afspejler hierarkiet / status sig i kontorets og inventarets størrelse i modsætning til aktivitetsbaserede arbejdsmiljøer, hvor funktionsfordeling, indretning og inventar, matcher kravene til de enkelte arbejdsprocesser.

Det er vigtigere hvad du gør end hvem du er og indflydelse opnås gennem deltagelse !!

Der er stor forskel på, hvilke indretninger der fremmer teamwork, samarbejde og kommunikation. Det væsentlige er at udforme de fysiske rammer således at vidensdeling er noget der naturligt foregår – nærmest uden at man lægger mærke til det – integration af uformelle mødesteder – samt at indretningen ligeledes tager afsæt i de arbejdsprocesser der ønskes fremmet i organiasationen.

Gang- og fordelingsarealer skal integreres i arbejdsområderne, og gøres aktive for at skabe mulighed for kontakt og kommunikation.

DEN AKTIVITETSBASEREDE ARBEJDSPLADS

Et aktivitetsbaseret arbejdsmiljø er en multifunktionel og innovativ arbejdsplads med en række forskellige tilbud til den ansatte, alt efter behovet for individuelt arbejde, uforstyrret arbejde, tværfagligt team arbejde, hot – desking inden et møde, eller arbejde der ligger derimellem.

Det er et fleksibelt arbejdsmiljø, der ikke er stationært – men derimod kan flyttes rundt. Indretningen udspringer altså i behovene hos de personer, der indretter sig.

Det aktivitetsbaserede arbejdsmiljø er et fælles ejet miljø. Den enkelte medarbejder benytter den arbejds­plads i det fælles miljø, som er mest hensigtsmæssig i aktuelle arbejdssituation. Forskellige aktivitetszoner giver altså medarbejderen mulighed for at arbejde der, hvor de er mest effektive i løbet af dagen. Den enkelte medarbejder iscenesætter selv den mobilitet der ønskes i løbet af en dag !

Integreret i arbejdsområderne, til understøttelse af interaktion, er udlagt en række uformelle mødeområder. Dette er områder, der bruges til mere uformel kommunikation mellem medarbejdere end det traditionelle møderum. Det er væsentligt, at den daglige interaktion understøttes maksimalt.

For at understøtte mobiliteten og fleksibiliteten i et aktivitetsbaseret arbejdsmiljø er det vigtigt, at den enkelte med­arbejder reducerer det personlige arkiv til fordel for fælles nærarkiver, placeret i arbejdsområderne f.eks som sociale samlingspunkter. Det personlige arkiv er i et aktivitetsbaseret arbejdsmiljø reduceret til fordel for fælles nærarkiver – arkiver der f.eks. kan deles med kolleger der arbejder indenfor samme kompetenceområde og som sidder i samme hjemområde.

Derudover er det væsentligt at tage stilling til hvilke arkiver man har brug for at have adgang til hver dag, et par gange om ugen, om måneden, eller et par gange om året – og derudfra placere de enkelte arkivtyper i relation hertil, så ikke alle arkiver behøver at fylde op på de m2 der kan bruges til interaktion og samarbejde.

INNOVATION – MED UDGANGSPUNKT I MENNESKET

I modsætning til tidligere tiders storrumskontorer, der udelukkende fokuserede på en m2 optimering, er udgangspunktet for et aktivitetsbaseret arbejdsmiljø i dag etablering af miljøer med et optimalt indeklima, og fokus på trivsel. (Det er i denne sammenhæng meget væsentligt at skelne mellem de to typer miljøer – da mange dårligdomme bliver etableret i ”det åbne kontors navn”, uden at man forholder sig til det reelle trivselsindhold for medarbejderen).

Da mennesker er mangfoldige og meget forskellige er det væsentligt at man dels tager udgangspunkt i etablering af mangfoldige arbejdsmiljøer men også miljøer der giver den enkelte medarbejder mulighed for frit at kunne vælge arbejdssted / mødested på et grundlag hvor det ikke bliver på bekostning af den personlige arbejdssfære / det trygge hjemområde.

Man kan sjældent slå et vandret snit igennem en organisation og tage udgangspunkt i at alle medarbejdere er ens, såvel som man heller ikke kan udforme deres arbejdsplads helt ens. Der skal være plads til forskellighed og til forskellige behov. Vi mener at man i aktivitetsbaserede arbejdsmiljøer skal have stor fokus på etablering af en række forskellige arbejdspladstyper der tager specifikt udgangspunkt i beskrevne behov hos forskellige medarbejdergrupper. I denne sammenhæng er det også vigtigt i relation til valg af inventar at man er parat til at understøtte forskellige behov inventarmæssigt forskelligt – dog uden at give køb på den fleksibilitet og mobilitet der ligger i at have forskellige inventarmoduler der kan sammensættes på mange måder og alligevel give indtryk af et visuelt æstetisk miljø at opkolde sig i.

Vi mener det er væsentligt at der arbejdes meget bevidst med etablering af hjemområder / kompetencegrupper hvor den enkelte medarbejder har sit daglige tilhørsforhold – dette kan godt være et tilhørsforhold over en begrænset, eller på forhånd defineret tidshorisont, men det væsentlige er at man ikke bare rokerer rundt for sjov skyld, men udelukkende if. med afsæt i nye behov eller ændrede faglige sammensætninger i relation til de opgaver man skal løse.

Hjemområdet skal have udtryk, som den base, hvor den enkelte medarbejder får mulighed for, sammen med sine kolleger, at præge indretningen og skabe sit eget arbejds”rum” med en personlighed, der for mange også giver den tryghed der kan være en udtalt angst for at miste. Dette kombineret med adgang til en række ad hoc faciliteter indenfor nærområdet som den enkelte medarbejder kan trække på frit i løbet af dagen – men stadig med adgang til sin arbejdsstation i hjemområdet.

Etablering af en social kultur hvor medarbejdere hjælper hinanden, ikke er bange for at dele viden og hvor det ikke er flovt at vise når man har fejlet er meget væsentligt for at få etableret et arbejdsmiljø hvor innovation og samarbejde er nøgleord.

En social kultur og leveregler for, hvordan vi behandler hinanden er vigtige drivkræfter for at undgå stress, angst for at fejle, uvilje til at dele sin viden med andre, eller blot at føle sig tryg. Vi mener at trivsel er et nøgleord i denne forbindelse – og det er vigtigt at man undervejs i forandringsprocessen aktivt inddrager medarbejdere i etablering af et sæt enkle leveregler for hvordan man behandler hinanden i et aktivitetsbaseret arbejdsmiljø. Ligeledes er det væsentligt at fokusere på den kultur og de værdier man ønsker skal være grundlaget for de leveregler man etablerer.

Det nytter f.eks. ikke, at man bare beslutter, at nu skal alle videndele, hvis der ikke samtidigt arbejdes med den barrierer, det kan være at turde at videndele f.eks. hvis man begår fejl. Alle fejler engang imellem – men det stresser medarbejdere, som har været vant til at sidde i deres eget cellekontor i hele deres arbejdsliv, at komme ud og sidde og arbejde sammen med kolleger, hvis ikke det er på et grundlag, hvor der er et socialt og trygt rum – det er dette ”rum”, der starter lysten til videndeling og en grundlæggende forståelse og accept af andres arbejdsprocesser og måder at gøre ting på !!

I forbindelse med udformningen og strategien for hvorledes medarbejdere organiseres i kompetenceområder / hjemområder også væsentligt at fokusere påat fejl , inkompetence og uvidenhed ofte opstår når mennesker udvikler sig på en éndimensionel måde – vi udbygger det vi i forvejen er gode til …

Organisationer kan da gå hen og blive adfærdsmæssige fængsler domineret af snæversyn hvor alle efterhånden tænker ens ! Udnyttelse af kernekompetence kræver derfor fokus på mangfoldighed og forskellighed – også i udformningen af vores fysiske arbejdsmiljøer.

FORDELE VED ETABLERING AF AKTIVITETSBASEREDE ARBEJDSMILJØER – NYE MÅDER AT ARBEJDE PÅ.

Et aktivitetsbaseret arbejdsmiljø tager udgangspunkt i de aktuelle arbejdsprocesser indenfor de enkelte per­sonale­grupper i virksomheden. Indretningen af arbejdspladsen er tilpasset den ansatte med fokus på forøget interaktion, samarbejde og videndeling – men også med fokus på autonomi så det sikres at den enkelte medarbejder har mulighed for selv at vælge arbejdssted og mødested i løbet af dagen.

Der fokuseres endvidere på maksimal videndeling og en kulturforandring, der optimerer det psykiske arbejds­miljø.

De fysiske omgivelser, arbejdsmetoder og firmakultur matcher hinanden – det giver en stærk signalværdi udadtil.

I takt med at immaterielle værdier spiller en større og større rolle, er det også væsentligt at synliggøre virksomhedens personlighed både udadtil overfor kunder, men i særdeleshed også indadtil overfor ansatte. Nyansatte skal hurtigt blive en del af teamet – hele virksomheden skal hænge sammen i et værdirelateret fællesskab, med fokus i samme retning ift. løsning af fælles opgaver !

Aktivitetsbaserede arbejdsmiljøer er fleksible og mobile arbejdsmiljøer, hvor forandringsprocesser implementeres hurtigt uden ressourcetunge ombygninger. Der er fokus på nedsættelse af reaktionstider i organisationen.

Der opnås en bedre udnyttelse af plads- og fordelingsarealerne, da de gøres aktive og integreres i arbejds­områderne.

PROCESSEN FRA DET TRADITIONELLE KONTORMILJØ TIL ET AKTIVITETSBASERET ARBEJDSMILJØ.

Etablering af et innovativt arbejdsmiljø indeholder mange politiske og strategiske  ledelsesmæssige beslutninger. Det er derfor vigtigt, at ledelsen:

  • Har en klar definition af værdigrundlag og succeskriterium Deltager aktivt i forandringsprocessen.
  • Har høj beslutningsdygtighed gennem processen.
  • Afklarer ledelsens egne vilje til at forrest i processen og får den kommunikeret ud til alle i organisationen, sammen med øvrige overordnede spilleregler.

For at sikre at en forandringsproces reelt også tager afsæt i nye måder at arbejde på, er det væsentligt at afdække behov i organisationen inden der tænkes konkrete løsninger.

Derfor tager etablering af et aktivitetsbaseret arbejdsmiljø udgangspunkt i en strategisk programmeringsproces med fokus på afdækning af behov der relaterer sig til forskellige arbejds­processer i virksomheden.

Dette gøres ved hjælp af interviews af ledelse og ansatte, hvor der fokuseres på fremtidsscenarier i relation til emner som;

  • En vurdering af logistik fremover i relation til ønskede samarbejdsformer, videndeling og organisationsstruktur.
  • En overordnet vurdering af det arbejde som de enkelte medarbejdere udfører nu og fremover, samt de deraf afledte krav til de fysiske rammer.
  • En vurdering af de redskaber en medarbejder har brug for, for at kunne udføre sit arbejde.
  • En vurdering af om der er medarbejdere, der ikke har brug for en fast arbejdsstation.
  • En vurdering af behovet for fællesfaciliteter / formelle og uformelle – samt en afdækning af de interaktionssteder der skal implementeres i de fysiske rammer.

Til styring og gennemførelse af denne proces, har SIGNAL arkitekter udviklet værktøjer til brug for indsamling og bearbejdning af relevante informationer, som senere danner baggrund for den egentlige udformning af de fysiske rammer, såvel som vi ifm. procesrådgivningen er aktive deltagere i den interne proces og holdnings­bearbejdelse i virksomheden.

FREMTIDEN ?

I et aktivitetsbaseret arbejdsmiljø er arbejde ikke længere et sted, men en aktivitet – måske forsvinder begrebet arbejdsplads og kontoret bliver erstattet med et mødested for udveksling af viden?

”Hjemmefølelsen” overføres til kontoret ?

Måske kommer fremtiden i højere grad end nu til at tage udgangspunkt i det kommunikerende menneske og computeren træder i baggrunden – bygningerne bliver ”samarbejdsvillige” og hele bygningen er interface for kommunikation mellem mennesker ? Computeren integreres i dagligdags ting – ”Pervasive computing”.Vil vi se den totale løsrivelse for stedbundne arbejdsformer og miljøer ?Alt sammen noget der stiller krav til udformning af ”rum” !

Det er dog stadig den bedst mulige sammenhæng mellem de menneskelige ressourcer og de fysiske rammer, det er væsentligt at optimere på.