16.10.2014 Rum og performance

Rum som et strategisk redskab til bedre organisatorisk performance

Rum påvirker både den måde mennesker har det på, og den måde mennesker interagerer med hinanden på. Vi tænker dog ikke altid over, at rum påvirker. Rummene er der bare, og vi færdes bare i dem. Derfor er vi heller ikke altid dygtige nok til at udnytte de muligheder, og gennemskue de udfordringer, rum indeholder.

Ofte reducerer vi vores forhold til udelukkende at handle om rum som en driftsomkostning. Vi vil med denne artikel gerne argumentere for at rummet i langt højere grad er en strategisk ressource der både påvirker mennesker og samspillet mellem mennesker, og som derfor kan bidrage positivt til organisationens performance.

Arbejdspladsens rum er ikke kun en møbeludstilling, der til organisationens omverden skal sende signaler om at her er en moderne organisationer der på en og samme tid er dynamisk, effektiv, kompetent og social ansvarlig. Rum er en strategisk ressource, der kan forbedre performance, øge arbejdsglæden, understøtte de måder mennesker samarbejder på, være anledning til at kolleger mødes og dermed opdyrker og vedligeholder sociale relationer,  understøtte at mennesker oplever arbejdet som meningsfuld og dermed motiverende, og så kan rum også understøtte både læring og videndeling. For nu blot at nævne nogle få eksempler på rummets næsten uanede, men ofte oversete, muligheder. Det er der selvfølgelig nogle organisationer der allerede har fundet ud af. Men der er også mange organisationer der udelukkende betragter rum som en omkostning, der skal reduceres og da slet ikke tænkes sammen med den måde arbejdet foregår på og de strategiske mål og visioner organisationen har. På SIGNAL er vi derfor optaget af at analysere og diskutere hvorfor og hvordan organisationens rum kan anvendes til at give de bedste betingelser for de mennesker der befolker dem, og dermed sikre at organisationen er – og forbliver – attraktiv og effektiv. Vi har i mange år arbejdet med hvordan organisationers rum påvirker mennesker, og rum gør noget ved mennesker, derfor mener vi at rum også er strategisk interessante. Med andre ord er rum ofte en uudnyttet ressource, der ganske enkelt overses eller ignoreres af topledelsen som redskab til bedre performance. Men rum påvirker, og gennem vores praksis kan vi bl.a. dokumentere at:

  • Vidensmedarbejdere bruger i gennemsnit kun 30-50% af arbejdstiden ved deres arbejdsstation. Ikke desto mindre står denne arbejdsstation til rådighed for dem i hele arbejdstiden. Organisationer der indretter arbejdet som en aktivitet fremfor et sted, kan således nøjes med at udlægge 70% af det samlede areal  de ellers skulle bruge til skriveborde de vis de tilrettelagde arbejdspladsen efter en 100% tilstedeværelse ved arbejdsstationen.
  • Der er en klar sammenhæng mellem den måde mennesker arbejder på, og det antal kvadratmeter de samlet set bruger på at arbejde sammen. Jo mere mennesker således samarbejder ved at sidde i fælles arbejdsrum, jo mindre areal bruger de tilsammen.
  • Jo længere væk mennesker fysisk befinder sig fra hinanden, jo mindre kender de til hinanden og kommunikerer de derfor med hinanden. Denne tendens eksisterer både på den horisontale afstand, der er afstanden mellem mennesker på den samme etage, og den vertikale afstand der er afstanden på tværs af etager.
  • Mennesker der arbejder sammen i fælles arbejdsmiljøer har flere face to face møder i løbet af dagen og færre aftalte traditionelle møder, de har kontakt med flere kolleger i løbet af dagen og kontakten til andre kolleger rækker længere ud i organisationen end hos dem der sidder alene i eget kontor
  • Mennesker der arbejder i fælles arbejdsmiljøer med flydende eller  delte arbejdspladser har yderligere øget kontakt med andre kolleger i organisationen end de kolleger der arbejder i åbne arbejdsmiljøer med deres egen faste plads.

Dette er kun et udpluk af de performance metrics vi indsamler data og evidens på gennem SIGNALs projekter – men de fortæller os at rum giver organisationer uanede muligheder for at påvirke menneskers adfærd med hinanden!

Men før rum bliver en strategisk ressource er der brug at rykke grænser. Rum er dagligdag, rum er fyldt med mennesker og rum har derfor indflydelse på alle organisationens aktiviteter, og det strategiske arbejde med rum mener vi derfor ikke kun skal overlades til arkitekter, facility management og pedeller, men at det også kræver forandring i den måde vi arbejder med rum og forandring i hvor arbejdet med rum forankres – at det er en ledelsesopgave at anvende rum som en strategisk ressource og ikke kun se rum som en driftsudgift!

Fra udefra-ind til indefra-ud

Organisationer arbejder med rum på mange forskellige måder. Det handler ikke kun om at optimere antallet af kvadratmeter, men også om at tilrettelægge rum så de netop ved at påvirke mennesker også fører til bedre organisatorisk performance. Gennem 13 år har vi på SIGNAL indsamlet udsagn fra topledelser om deres baggrund for at give deres arbejdsrum et servicetjek. Og de siger det samme! Uden måske selv at have tænkt så meget over det er alle topchefer enige om at formulere en række fokusområder hvor rummet netop sættes i spil til at skubbe til adfærd i organisationen – her et udpluk fra topledelsernes fokus for at forandre rum;
At gå fra personligt ejede og skræddersyede arealer til fleksible fællesejede arealer, hvor der fx er free-seating og hvor den enkelte selv kan vælge arbejdssted i løbet af dagen.
At gå fra funktionsopdelt anvendelse af rum til tværfaglig anvendelse af rum, hvor ansatte kan møde hinanden på tværs af traditionelle organisatoriske faggrænser.
At skabe attraktive arbejdsrum der tiltrækker nye medarbejdere, og fastholder de nøglemedarbejdere organisationen allerede har.
At skabe rum der befordrer både social interaktion og autonomi, og samtidig er fleksible i forhold til fremtidige forandringer i organisationen – rum der nedsætter organisationens reaktionstid overfor forandringer.
At skabe rum der anvender færre kvadratmeter men samtidig giver den enkelte flere muligheder – og således også er mere bæredygtige

Naturligvis betyder rum ikke alt. Vi bilder os således ikke ind, at fx kultur og værdier er noget, der automatisk kan bygges ind i væggene når en bygning opføres. Det er noget vi alle er med til at bidrage til, når vi går ind af døren og mødes i vores arbejdsrum. Rum betyder ikke alt – uanset hvor mange forskellige steder vi kigger efter rum, og hvor mange forskellige måder vi designer rum på. Men rum betyder langt mere end det kommer til udtryk på i den måde mange organisationer i dag netop – måske ubevidst – ikke arbejder strategisk med rummet.

På SIGNAL er vi derfor optaget af at kommunikere at organisationers arbejde med det fysiske rum betyder noget – at rum er en ressource der er med til at skabe bedre bundlinje. Fremfor udelukkende at betragte rum som en drifts- og vedligeholdelsesudgift, skal rum betragtes som en ressourcer der skubber til organisationens performance.